Сегодня мы подготовили для вас эксклюзив - подробное описание кейса по автоматизации работы компании на базе amoCRM на примере маркетингового агентства. Итак, начнём.

Как автоматизировать работу компании.

Пример внедрения amoCRM в маркетинговое агентство.

Каналы входа для новых сделок (кроме ручного заполнения и импорта):

- Сайт
- Jivosite
- Почта info@
- Группы в Вконтакте и Фейсбуке
- Телефония Zadarma


I. Воронка продаж по теплым клиентам:

1 этап - Новый клиент
Автоматическая задача менеджеру "Связаться и взять в работу".

Поля для заполнения:
  1. Клиент (бренд)
  2. Основной продукт
  3. Контактное лицо
  4. Если сделку ведет рекламное агентство – возможность добавить информацию о РА и о контактных лицах со стороны РА по этому клиенту.
  5. Тип клиента - "Прямой клиент" или "Рекламное агентство"
Если сделка находится на этапе больше 7 дней, клиенту автоматически отправляется серия утепляющих писем.

2 этап - Получение брифа. Сюда переносятся клиенты, по которым есть обратная связь но еще нет брифа.

1) После первого общения переносится на этот этап, заполняется вся контактная информация, тема запроса, высылается бриф для заполнения.
2) Через 3 дня после перевода сделки на этот этап(при условии, что сделка не двигается дальше) на клиента включается таргетированная реклама. Платформы которые поддерживают этот функционал: Вконтакте, Facebook, Google Adwords.
3) Через 5 дней после перевода сделки на этот этап - клиенту уходит письмо напоминание о том что от него ждут бриф.
4) Через 6 дней после перевода сделки на этот этап - автозадача ответственному менеджеру - позвонить, напомнить про бриф/ договориться о встрече.
5) Через 10 дней после перевода сделки на этот этап - Автозвонки - система совершает автоматический звонок на телефон ответственного менеджера, менеджер берет трубку, система оповещает его о том что сейчас пойдет дозвон такому-то клиенту, после чего соединяет его с клиентом для уточнения статуса заполнения брифа или для заполнения по телефону. Если менеджер занят, то он просто сбрасывает звонок и дозвон клиенту не идет, звонок повторяется через 30 минут или через час, и так продолжается каждый час пока менеджер не поговорит с клиентом. Как только поговорил, на этот и следующий рабочий день звонки прекращаются, у менеджера есть время чтобы передвинуть сделку на следующий этап или подождать что клиент пришлет бриф и передвинуть сделку. Если через день сделка опять в этом статусе - сценарий с дозвонами повторяется. Все звонки совершаются только в рабочее время, с 10 до 7 например.

3 этап - системный - Отложенные - только для тех клиентов, которые не укладываются по срокам предоставления брифа в заложенный сценарий на 2 этапе, например, который попросил подождать 2 недели
1) Менеджер заполняет поле "Дата получения брифа"
2) При попадании в этот этап в сделке автоматически ставится задача для менеджера со сроком выполнения равным дате в поле "Дата получения брифа". Если по наступлению этой даты сделка не перешла на следующий этап, она автоматически переходит в этап "Получение брифа" и там работает сценарий описанный выше.

4 этап - Встреча назначена - обязательным условием для перевода сделки в этот этап является заполненное поле "Дата первой встречи".

5 этап - Бриф получен
1) Менеджер по продажам заполняет в сделке раздел "Бриф", там же устанавливает дату дедлайна по подготовке КП.
2) После того как менеджером проставлена дата в поле "Дата дедлайна", PR-менеджеру ставится авто-задача - проверить бриф и составить КП, со сроком выполнения к указанной в поле дате.
3) После всех правок и дополнений/исправлений (доступны в полях сделки), PR-менеджер загружает в сделку КП.
4) Система автоматически определяет, что КП загружено по названию файла - Коммерческое предложение ...... и переносит на следующий этап.

6 этап - Согласование КП

1) При попадании сделки в этот этап ставится автоматическая задача руководителю - "Согласовать КП". Руководитель проверяет, и результат выполнения задачи выбирает из списка: 1) Согласовано, 2) Не согласовано.
Если "Согласовано" - менеджеру ставится авто-задача - "Отправить КП клиенту и согласовать", после чего менеджером заполняется поле "Дата принятия решения" - это крайний срок, когда клиент обещает все согласовать.
Если "Не согласовано" - PR-отделу ставится задача "Переделать КП", а руководителю задача "Описать правки в комментарии к сделке".
2) По наступлению даты в поле "Дата принятия решения" менеджеру ставится задача - "Связаться с клиентом уточнить результат согласования".
После чего сделка должна перейти на следующий этап.
3) Если после наступления даты согласования в течении 3х дней менеджер не совершает никаких действий по клиенту - звонков, писем, смены этапов - система запускает сценарий с дозвонами.
Если совершает, но сделка все равно находится на этом этапе, через 7 дней после наступления даты, на клиента включается таргетированая реклама, плюс серия утепляющих писем. Еще через 5 дней (минуя выходные естественно) запускается сценарий с дозвонами по аналогии с этапом 2.

7 этап - Утвержденный проект
1) Заполняются поля в разделе сделки "Услуги"
Группа полей:
ФИО блогера - подтягивается из интегрированной базы данных подбирая совпадения по первым трем буквам фамилии.
Услуга 1
Площадка 1
Услуга 2
Площадка 2
Услуга 3
Площадка 3
Услуга 4
Площадка 4
Услуга 5
Площадка 5
Услуга 6
Площадка 6

Если в проекте будет участвовать 2 и более блогеров, под этой группой полей есть кнопка - "Добавить блогера", по нажатию которой открывается такая же группа полей что и к первому, и так до нужного количества блогеров.

2) К сделке прикрепляются контакты из базы amoCRM со стороны исполнителей(блогеры).
3) Для перехода сделки в этот этап обязательны к заполнению поля реквизитов клиента, подрядчика.
4) Заполняется поле Тип оплаты - Постоплата/Предоплата/Аванс+постоплата/Оплата частями. Заполняются даты оплаты - 4 поля типа дата. По наступлению каждой проставленной даты ставится автозадача менеджеру по продажам - "Уточнить статус оплаты".
5) При переходе сделки в этап ставится авто-задача для бухгалтера - подготовить документы.
Когда бухгалтер загружает в сделку Договор и счет(при необходимости), менеджеру ставится автозадача "Отправить клиенту договор и согласовать"(по аналогии с КП, система по названию файла понимает что нужно поставить задачу).
Далее если вариант оплаты выбран "Предоплата", менеджеру ставится задача со сроком выполнения 5 дней "Запросить подтверждение оплаты".
6) Назначается ответственный со стороны клиента.

Все документы загружаются на Google Disc.

8 этап - Успешно реализовано
Переводится вручную после подписания договора/получения оплаты. Сделка закрыта.
После попадания сделки в этот этап автоматически создается сделка на первом этапе воронки "Реализация". Ответственным ставится PR-менеджер, который будет вести проект, он указывается на любом из предыдущих этапов в соответствующем поле.
В новую сделку переносятся данные по "Услугам", бюджету, типу оплаты, раздел "Бриф" и ссылка на КП, договор, привязанные к сделке контакты и другие необходимые данные.


Этап для потерянных сделок - "Потерянные" - для перевода сделки в этот этап, обязательно к заполнению поле "Причина отказа" - выбирается из списка.
При переходе сделки в этот этап автоматически создается сделка в воронке "Работа с потерянными", проставляется тег к новой сделке, в зависимости от выбранной причины отказа.


II. Воронка работы с проектами "Реализация"

1 этап - Тайминг
1) Автозадачи со сроком выполнения 1-2 дня для ответственных лиц по каждой площадке указанной в разделе "Услуги" по каждому блогеру, например "Согласовать тайминг в Бузова(ФИО), Instagram(Площадка), Размещение фото(Услуга)."
2) Автозадачи - "Согласовать и подписать документы" - по каждому блогеру отдельная задача по аналогии с согласованием услуг.

2 этап - Подготовка контента
Сделка переводится в этот этап автоматически при выполнении автозадач предыдущего этапа. При наличии не выполненных задач сделку передвинуть нельзя.
Ставятся автозадачи аналогично первому этапу, только теперь "Подготовить контент".

3 этап - Согласование контента
Полностью аналогично предыдущему этапу - перевод только при закрытых задачах и новые задачи "Согласовать контент".

4 этап - Исполнение
1) По аналогии с предыдущим этапом ставятся задачи по исполнению.
2) Обязательно поле к заполнения для перехода в этот этап - "Дедлайн проекта" - Дата. - если за 5 дней до даты дедлайна сделка находится на любом другом этапе(кроме Успешно реализовано) руководителю ставится автозадача - "Близится дата сдачи, проект отстает от сроков".
3) По наступлении даты в поле "Дедлайн проекта" ставятся автозадачи - "Получить закрывающие документы" - задачи ставятся по каждому блогеру указанному в разделе Услуги, по каждому контакту, привязанному к сделке, если он имеет классификацию "клиент" или "подрядчик"- это поле в карточке контакта, имеет варианты заполнения "клиент", "блогер" и "подрядчик".
4) Пока задачи не выполнены, перенести сделку на другой этап нельзя, передвинуть или удалить задачи может только Администратор системы(руководитель).
5) В момент закрытия последней задачи в сделке, проставляется галочка в поле "Закрывающие документы получены".
6) По наступлению даты дедлайна система проверяет выполнение всех задач в сделке, если все задачи закрыты - ставится автозадача ответственному лицу - "Подготовить и загрузить отчет по проекту". Ставится автозадача - "Указать срок передачи отчета клиенту".
7) По истечению срока, файл отчета должен быть загружен в сделку с название в формате "Отчет по проекту "название проекта"(должно совпадать с названием сделки). Задачу нельзя передвинуть или удалить, только закрыть. Если задача закрывается, а файла в сделке нет, задача ставится повторно. Дополнительно ставится задача для руководителя - Невыполнение требований системы.
8) После загрузки отчета в сделку, менеджер закрывает последнюю задачу, система проверяет сделку на наличие невыполненных задач, если они отсутствуют, переводит сделку в следующий этап.

5 этап - Успешно реализовано.
При переходе сделки в этот этап в контакте клиента(не в сделке) менеджеру, который вел продажу ставится автозадача - "Спланировать дальнейшую работу по клиенту".


Этап для не успешных - заполняется причина отказа, ставится задача руководителю, так как это очень плохой этап для сделок в этой воронке. Дальше руководитель разбирается в ситуации.

III. Воронка для работы с потерянными на этапе продаж клиентами.

Здесь все зависит от вашей фантазии. Сюда можно включить и догоняющую рекламу, и серию утепляющих писем, и автодозвоны, и смс. Главное, чтобы в конечном итоге, эти действия вернули клиента обратно.


Для оценки сотрудников будет доступен функционал отчетов - основные проблемы, это просроченные задачи.
Если сотрудники не успевают к сроку - задачи будут просрочены и это будет видно в отчете по каждому человеку по каждому дню.

Дополнительные интеграции:
- Roistat - сквозная аналитика;
- Личные почты сотрудников;
- Сервис e-mail-рассылок для массовых писем;
- Сервис смс-рассылок для разовых уведомлений;
- Конструктор скриптов разговоров;
- Чат-боты мессенджеров: Telegram, Viber.

Хотите такую же систему для работы с клиентами? Пишите, мы готовы разработать и реализовать систему любой сложности, в том числе при участии ERP-систем или любого другого отраслевого программного обеспечения.
Made on
Tilda